Prozessoptimierung für digitale Verwaltung

Mit digitaler Prozessoptimierung zur digitalen Verwaltung /
zur DIGITAL-SERVICE-GEMEINDE

VOLL Digitalisierung: Substanzloser Hype oder ein strategisches Kernthema der Gemeinde

Seit vielen Jahren ist die EDV (Digitalisierung) Bestandteil unseres privaten und beruflichen Lebens. Deshalb stellt sich die Frage: Warum ist „Digitalisierung“ derzeit in aller Munde? Handelt es sich um einen Hype oder steckt mehr dahinter?
Fakt ist: Die Kommunikations- und Informationstechnologien und deren Vernetzung ermöglichen nun den Gemeinden, Unternehmen, den Menschen mit der VOLL Digitalisierung Aufgaben einfacher und automatisierter abzuwickeln. Immer und überall ist der Zugang zu digitalen Daten möglich.
Die VOLL-Digitalisierung (EDV Vernetzung) ändert die Spielregeln des Alltags, des Berufslebens, der gesamten Wirtschaft und Gesellschaft. Immer mehr Unternehmen und Gemeinden wollen diesen rasanten Wandel nicht nur beobachten, sondern wollen ihn auch aktiv gestalten und die technischen Möglichkeiten nutzen. Dabei muss die Organisation den neuen Bedingungen angepasst werden.
Das bedeutet eine konsequente, digitale Vernetzung entlang der gesamten Wertschöpfungskette. Externe Behörden/Ämter, örtliches Bürgerservice, Bevölkerung, Betriebe, Gäste, Gemeinden, Unternehmen sollen vernetzt werden, um die neuen Herausforderungen zu meistern.
Trotz des Einsatzes modernster Technik, steht aber beim Umstieg auf die VOLL Digitalisierung (=100% EDV Vernetzung) weiterhin der Mensch im Mittelpunkt. Es geht nach wie vor darum, die persönlichen Kontakte der politischen Mandatare, der Gemeindebediensteten mit der Bevölkerung aufrecht zu erhalten. Es soll für alle Teilnehmer nur einfacher werden. Die Instrumente, die dies sicherstellen, sind heute andere und sie funktionieren auch anders, eben ONLINE DIGITAL.
Wer die VOLL Digitalisierung versäumt, macht sich die Arbeit NICHT einfacher und leichter, sondern komplizierter. Partner, Behörden, Bevölkerung, Betriebe digitalisieren alles, was digitalisiert werden kann! Der MEDIENBRUCH wird ohne VOLL Digitalisierung immer größer, die Bearbeitung der Aufgaben wegen fehlender Digitalisierung immer zeitintensiver!
VOLL Digitalisierung ist keine kurzfristige Zeiterscheinung, sondern ein bleibender, dauerhafter Kulturwandel in unserem Leben.
DIGITALE VERWALTUNG ist NICHT aufhaltbar und jede Gemeinde muss sie schrittweise einführen.

Projekt: Mit digitaler Prozessoptimierung zur VOLL Digitalisierung / zur DIGITALEN Verwaltung

Beim Projekt „Mit Prozessoptimierung zur VOLL Digitalisierung / zur DIGITALEN Verwaltung“ werden die Prozesse und Abläufe, die Organisation, die Dienstleistungsmodelle, die Kommunikation zur Bevölkerung, zu den Betrieben und Gästen „digitalisiert“. Die passenden Maßnahmen zur richtigen Zeit zu setzen entscheiden über den Erfolg des Projektes. Schließlich geht es darum, eine Technologie mit einer völlig neuen Denkweise einzubauen, die Unternehmenskultur und die Organisation daran anzupassen.
Dazu muss eine IST Analyse der Prozesse gemacht werden. Diese gibt Auskunft über den bestehenden Digitalisierungsgrad. Auf Basis der IST Daten wird ein Maßnahmenkatalog erstellt, damit BürgermeisterIn, Amtsleitung, Abteilungsleiterinnen / Abteilungsleiter und MitarbieterInnen den Weg zur VOLL Digitalisierung / zur DIGITALEN Verwaltung kennen.

Projektziele

  • Arbeitserleichterung, Stressminimierung durch EDV Unterstützung
  • Digitalisierung-Vorgaben des Bundes umsetzen
  • Attraktivität der Gemeinde als Wohn-, Ferien- und Firmenstandort mit digitalen Dienstleistungsangeboten erhöhen
  • Online Informationen und interaktive Kommunikation für Bevölkerung, Bedienstete erleichtern die Arbeit und vereinfachen den Zugang zu Informationen
  • Digitale Verwaltung / Digitale Administration mit digitalen Dienstleistungsangeboten
  • Interne und externe Prozesse ohne Medienbruch
  • Datenanalyse für Kostenwahrheit und Entwicklung neuer Dienstleistungen
  • Stärkung und Aufwertung des Bürger- und Kundenservice
  • Image als Innovations- und Umwelt-Gemeinde stärken
  • MitarbeiterInnen bekommen einfach und rasch die neuesten Informationen, arbeiten im Team gemeinsam zum Wohle der Bevölkerung
  • Digitalisierung bietet die Chance, die vorhandenen, digitalen Daten (Informationen) bei einem regelmäßigen Gedankenaustausch zur kontinuierlichen Verbesserung der aktuellen Aufgaben, BürgerInnen Anliegen zu nutzen. Stärkt das Miteinander, sorgt für ein gutes Betriebsklima und verbessert die Position der Gemeinde
  • Gemeinde wird „DIGITAL-SERVICE-GEMEINDE“

VOLL Digitalisierung macht attraktiv: Menschen, Betriebe bevorzugen DIGITAL-SERVICE-Gemeinde

Der Zukunftsradar zeigt, dass gewaltige Aufgaben auf die Städte und Gemeinden in Österreich warten. Um hier den Anschluss nicht zu verlieren, eine attraktive, innovative, lebenswerte Wohn-, Ferien- und Betriebsstandort Gemeinde zu sein, muss die digitale Transformation schnell und mit gezielten Maßnahmen angegangen werden. In der nächsten Zeit gilt es vor allem, die Digitalisierung in Kommunen nicht nur als strategisches Thema zu etablieren, sondern zügig umzusetzen.
„Serviceorientierung“ mit Anpassung an die internetbasierte Lebensrealität wünscht sich der steuerzahlende Bürger als „Kunde“ staatlicher Behörden. Laut E-Government-Gesetz sollen in Österreich zukünftig unter anderen Aktenführung, Meldung, Kommunikation, Information und Bezahlung auf digitalem Wege erfolgen. Für eine erfolgreiche Umsetzung ist die Technik vorhanden, man braucht nur den Willen, das auch zu tun! Keine Gemeinde kann es sich leisten, auf Dauer darauf zu verzichten, denn die Verwaltungsaufgaben könnten auch von zentralen Stellen DIGITAL erledigt werden. Die VOLL Digitalisierung macht es möglich.
Die Umsetzung des Projektes „Mit digitaler Prozessoptimierung zur DIGITALEN Verwaltung“ führt zur DIGITAL-SERVICE-Gemeinde, erleichtert die Arbeit, sichert Arbeitsplätze und macht die Gemeinde als Wohn-, Ferien- und Betriebsstandort attraktiv.

Arbeitsbereiche bei der Umsetzung der VOLL Digitalisierung

Wegen der gesetzlichen Bestimmungen muss die Gemeindeführung dafür sorgen, dass die Gemeinde Aufgaben mit den neuen, digitalen Techniken in den nachstehenden Bereichen erledigt:

1.) Interne Prozesse: Abläufe ohne Medienbruch innerhalb der Gemeinde

2.) Externe Prozesse: Abläufe ohne Medienbruch zwischen Bevölkerung, Betrieben, Gästen,
      Behörden und Gemeinden

3.) Kommunikation, Information: Digital und interaktiv, intern und extern

4.) Datenerfassung (Internet of Things) und Datenanalyse für eine
     aktive Standort Entwicklung der Gemeinde: Digitale Verwaltung mit
     neuen Dienstleistungsangeboten; nachhaltige, ressourcenschonende
     Energieeffizienz bei Strom, Wärme, Wasser, Treibstoff; Kostenwahrheit erkennen

CDO (Chief Digital Officer) für die Umsetzung

Gemeinden und Unternehmen haben wir auf dem Weg zur VOLL Digitalisierung / zur DIGITALEN Verwaltung begleitet. Gerne unterstützen wir auch SIE, übernehmen die Aufgaben eines CDO (Chief Digital Officer) beim Projekt „Mit digitaler Prozessoptimierung zur DIGITALEN Verwaltung“.

 

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